Le buone ragioni per creare una learning community: non solo un effetto di moda

Invia Stampa Newsletter 15 September 2009

Una necessità impellente: la capitalizzazione delle conoscenze

I “social network” sono oggi dei sistemi di organizzazione della conoscenza in forte sviluppo. Gli strumenti del Web 2.0 portano innovazione in un campo caratterizzato da varie sperimentazioni e sviluppi da trent’anni.
I “social network” hanno fatto la loro apparizione negli anni 80, momento in cui le aziende più performanti e innovative si sono rese conto che la conoscenza si perde velocemente a causa della mancanza di capitalizzazione. E soltanto negli anni 2000, in un’economia mondiale sempre più concorrenziale, nella quale la necessità di conciliare memoria d’impresa e capacità d’innovazione è sempre più importante, che la mobilizzazione delle competenze è diventata un fattore chiave della competitività. I “social network” hanno fatto la loro entrata in azienda tramite lo sviluppo di comunità professionali focalizzate sulla condivisione di conoscenze e di pratiche di business (le “learning communities”).
Questi network professionali favoriscono oggi il passaggio dall’”expertise” individuale, spesso implicita, a un’esplicita conoscenza collettiva.
L’apparizione di una comunità professionale ha il proprio ciclo di maturazione, e, secondo la sua maturità, ogni  comunità ha un potenziale di sviluppo diverso:

Al di là della capitalizzazione delle conoscenze: la creazione di nuove modalità d’interazione professionale

Le “learning communities” possono aiutare ad aumentare la competitività dell’azienda perché favoriscono lo scambio e l’apprendimento reciproco tra tutti gli attori dell’organizzazione, al fine di collaborare in modo più efficiente e di ottimizzare la produzione.
Queste comunità funzionano con una logica di rete e hanno come vantaggio di favorire la diffusione di una cultura comune ai diversi mestieri e di rafforzare il sentimento d’appartenenza e di fiducia di tutti gli attori dell’impresa.
Valorizzano l’autonomia di ciascuno, dando responsabilità a tutti gli attori dell’azienda qualsiasi sia la loro posizione geografica, funzionale e talvolta anche gerarchica e incoraggiando le iniziative individuali. Permettono inoltre di liberare tempo per la creazione di valore in quanto danno la possibilità di ottimizzare i tempi di risposta, di accelerare e di agevolare lo scambio di “best practices”.

I principi strutturanti a supporto delle “learning communities”

Ci vuole tempo per creare una comunità e per far vivere il suo network con scambi e interazioni: ciò deve rispondere a un’esigenza reale, individuata e condivisa. L’identificazione di questa esigenza deve essere il punto di partenza della creazione della comunità. Lo strumento tecnologico viene come supporto per rispondere al bisogno: il desiderio deve precedere lo strumento. I “social network” e le “learning communities” si mantengono grazie a strumenti che permettono lo sviluppo di basi di conoscenza interattive come wiki, forums, blogs…
La comunità non riproduce gli schemi aziendali classici: controllo, gerarchia.  Il suo successo si basa sulla sua «auto-organizzazione». La comunità professionale deve essere basata su degli individui / esperti, in modo indipendente dall’organizzazione, riconosciuti come tali nell’azienda e fuori dall’azienda. Ha come principale obiettivo la formalizzazione, la capitalizzazione, l’arricchimento e la condivisione del sapere. Tratta e diffonde argomenti di expertise, cioè i vari temi che sono legati al core business dell’impresa e che sono critici per il futuro.
La comunità è basata su delle « famiglie»  di ruoli e deve essere “animata”. Ogni « famiglia » contribuisce alla vita e al rinnovo della comunità.

Questi ruoli possono evolvere, lo scopo è di aumentare la partecipazione globale e di trasformare i membri regolari in attori del nucleo della comunità.
Una “learning community” può funzionare soltanto se i membri hanno il desiderio di prendere parte a questo progetto, di essere attori della propria rete. Bisogna quindi essere capace di liberare la loro creatività, d’invogliarli a prendere delle iniziative. La partecipazione non deve mai essere vista come un obbligo, anche se fortemente consigliata, essa è sempre basata sul volontariato. Il dispositivo sarà poi adeguato secondo il livello di « maturità » della comunità, e del desiderio/ bisogno d’impegno e di coinvolgimento dei suoi membri.
Il funzionamento quotidiano della comunità deve essere supportato con incontri fisici regolari. Questi incontri ritmano la vita di ogni comunità e permettono di evitare il suo affanno. Devono alternare momenti di scambio libero sugli argomenti di attualità / le difficoltà incontrate, risultati osservati, approfondimenti su argomenti mirati (testimonianze esterne, benchmarks, studi…), condivisione di best practices e definizione dei piani d’azione corrispondenti. Tra un incontro e l’altro, gli animatori della comunità dovranno favorire tramite lo strumento la sperimentazione sul campo delle best practices, l’animazione del piano d’azione definito in seduta, la messa in relazione dei membri secondo il loro interesse. Se lo strumento è a supporto della comunità e non la precede, essa non può comunque esistere senza lo strumento, simbolo e catalizzatore. Lo schema seguente permette di visualizzare il funzionamento di un network professionale.

 

Alcune leve devono essere utilizzate per dare senso e valorizzare le “learning communities”:
o Far evolvere la visione della performance modificando il sistema di retribuzione per valorizzare le azioni sviluppate nell’ambito della comunità,
o Implementare un sistema di riconoscimento e di valorizzazione della partecipazione al network,
o Definire degli obiettivi per l’animatore della comunità e i membri importanti del suo team (contribuzione allo strumento, obiettivi di partecipazione dei membri agli incontri ma anche allo sviluppo dello strumento, …).

La nostra esperienza: i fattori chiavi e le cose da evitare 

Fattori chiave di successo	Le cose da evitare
Essere all’ascolto dei membri e dei loro bisogni perché costituiscono la ricchezza del network Incitare e permettere a ogni partecipante di assumere delle responsabilità Scegliere gli strumenti pertinenti e adatti alla cultura aziendale e allo scopo del network Assicurarsi del sostegno strategico e materiale della Direzione Valorizzare le best practices e la loro diffusione	Lasciare la comunità nei mani della Direzione Sopravvalutare lo strumento informatico e accumulare contenuto senza valore aggiunto Avere un livello d’ambizione troppo elevato all’inizio che non potrà essere rispettato nel tempo Al contrario, lasciare la comunità silenziosa e creare un fenomeno di disparizione progressiva

Costituire delle “learning communities” significa gestire un progetto con un dispositivo di change management ad hoc per accompagnare l’avvio e la messa a regime del network. I membri della comunità devono contribuire alla concretizzazione e allo sviluppo del progetto.

L’intervento di Sia conseil
Sia Conseil ha maturato la sua expertise a partire da varie esperienze d’implementazione di dispositivi di comunità professionali, realizzate in grandi gruppi e nel settore pubblico. Società di consulenza indipendente, Sia Conseil dispone di un panorama sempre aggiornato degli strumenti disponibili sul mercato e dispone di un know-how distintivo nell’analisi dell’adeguamento degli strumenti all’ambiente organizzativo.
Il nostro intervento si svolge in tre tappe:

1. Definire l’ambizione della “learning community” da creare
- Valutare il livello di maturità dei network esistenti in azienda tramite una diagnosi sociologica e comportamentale, valutare il livello di criticità dell’implementazione della nuova comunità, elaborare una mappatura degli attori…
- Chiarire e condividere il perimetro e le sfide del progetto
- Identificare gli attori chiave del progetto per definire la struttura del sistema e dell’organizzazione  target che favorirà lo sviluppo in rete della comunità.

Questa prima tappa è mirata a stabilire i pilastri del funzionamento delle comunità professionali e a preparare le condizioni d’implementazione.

2. Costruire e lanciare la “learning community”
- Costruire il dispositivo: architettura, governance, organizzazione…
- Supportare la scelta tecnologica
- Organizzare il lancio della comunità e l’apertura della rete

Questa seconda tappa ha per obiettivo di coinvolgere i futuri contributori chiave nella costruzione del target e di garantire une forte mobilitazione per l’avvio della “learning community”.

3. Fare vivere la “learning community”
- Formare gli utenti all’utilizzo tecnico dello strumento
- Accompagnare l’organizzazione degli incontri
- Formare gli animatori
- Valutare il funzionamento del network

Quest’ultima tappa ha come obiettivo l’accompagnamento dell’avvio operativo della “learning community” su vari aspetti: animazione, strumenti, riunioni, governante e monitoraggio…

 

Le competenze di Sia Conseil
Mettiamo a vostra disposizione le nostre migliori risorse per l’implementazione delle “learning communities” in azienda. Disponiamo delle tre expertise necessarie al successo di questo tipo di social network:
• Expertise nell’accompagnamento alla creazione di reti sociali nell’ambito professionale
• Expertise tecnica e tecnologica dei network di comunicazione
• Expertise di business in vari ambiti e in particolare per i network creati per i mestieri Risorse Umane,  Marketing / Vendita / Accoglienza,  Finanza, R&S, Gestione delle infrastrutture e sistemi d’informazione …

Sappiamo unire la capacità di riflessione strategica sull’argomento e la declinazione operativa degli orientamenti scelti.
Il nostro approccio è globale e sistemico, senza nessun a priori ideologico o tecnologico e con la consapevolezza dell’importanza della comunità d’intenti.
La nostra cultura è, per essenza, comunitaria: i network  di Sia Conseil si sviluppano naturalmente perché la nostra materia prima, sopravvivenza e sviluppo sono la conoscenza e la condivisione delle pratiche in materia di consulenza e di accompagnamento dei nostri clienti. In questo modo, abbiamo implementato al nostro interno delle modalità originali di condivisione formativa: blogs, spazi collaborativi, incontri permeabili con esperti esterni…
Abbiamo capitalizzato sul nostro successo e imparato i « do’s & don’ts » della vita di un network. Siamo realisti sull’evoluzione delle “learning communities”, e siamo lucidi sul fatto che essa non sarà sempre lineare e che necessita, per durare nel tempo,  pazienza, impegno, frequenti revisioni e un accompagnamento sulla durata.
 

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