L’assenteismo non è un argomento tabù

 Invia Newsletter 8 April 2009

Ridurre l’assenteismo per diminuire i costi: una sfida economica importante per le aziende e le amministrazioni pubbliche.

Ancora considerato come un soggetto tabù, l’assenteismo tocca la maggior parte delle aziende e tutte le amministrazioni, generando costi la cui importanza è spesso ignorata. Quantificare in modo preciso il fenomeno nell’ambito della propria struttura, ricercarne la cause profonde e attuare soluzioni appropriate consente spesso di ridurre in modo durevole l’assenteismo e di evolvere verso una politica di presenza, più efficace e motivante presso i dipendenti.

L’assenteismo: definizioni, cifre e costi generati

«Comunicare con parsimonia e con la massima attenzione». Questa è spesso la parola d’ordine nell’ambito delle direzioni generali, sia del settore pubblico, sia di quello privato, quando si affronta il tema dell’assenteismo. Infatti, la nozione di assenteismo, troppo spesso paragonata, a torto, a un abuso o alla pigrizia, suscita regolarmente levate di scudi da parte dei sindacati e diffidenza generalizzata da parte dei dipendenti.

Prima di esporre le azioni da attuare per ridurre l’assenteismo, è importante spiegare la terminologia. Per assenteismo, che si misura con il rapporto Forza di lavoro operativo a un determinato momento/Forza di lavoro teorico, si deve intendere, in senso lato, l’assenza di un dipendente dal suo luogo di lavoro, qualunque sia la ragione: malattia, maternità, incidente sul lavoro o nel tragitto casa/lavoro, permessi speciali, aspettative, ecc… Siamo dunque lontani dalla stigmatizzazione sistematica del fannullone, dal medico di famiglia compiacente: «Gli abusi esistono, ma non spiegano che una piccola parte dell’assenteismo. Gli scansafatiche hanno generalmente strategie meno visibili», conferma Eric Alonso, Direttore della Direzione Risorse Umane e Politiche di cambiamento di Sia Conseil. D’altra parte, sebbene nel caso di assenze per malattia le aziende private abbiano sistematicamente aumentato in questi ultimi anni la visita fiscale, la prima diagnosi è confermata in oltre il 90% dei casi [1]. Dunque, non si tratta di rimettere in causa la legittimità delle assenze, ma di lavorare a monte sulle loro cause primarie.

È utile ricordare che il tasso di assenteismo nel settore privato, prossimo al 6%, si raddoppia nel settore pubblico [2]. Si deve soprattutto sottolineare ciò che spesso si dimentica: i costi generati da un assenteismo di massa. Il costo diretto stimato dell’assenteismo in Francia si approssima ai 7,2 miliardi di euro [3], mentre in Italia è stimato intorno a 7,5 miliardi di euro, cui si aggiungono in entrambi i casi, i costi indiretti, che raddoppiano generalmente questi valori: ricorsi agli straordinari o a lavoratori ad interim, formazione dei sostituti, malfunzionamenti nell’organizzazione dei servizi, difficoltà a rispettare i tempi, stress e frustrazione dei dipendenti presenti, ecc…

    

Qualificare il fenomeno e identificarne le cause

I percorsi attuati per agire sull’assenteismo di basano tutti su una diagnostica, sia quantitativa che qualitativa.

L’analisi quantitativa permette di far conoscere i costi dell’assenteismo, nell’ambito stesso dell’azienda o dell’amministrazione. Inoltre, permette di fornire un quadro esatto della situazione interna, che consente di offrire ai dipendenti una visione globale e oggettiva del fenomeno, prima tappa dell’attuazione di un percorso di presenza.

Questa analisi quantitativa rende anche possibile l’identificazione delle popolazioni più interessate dal fenomeno e di caratterizzarle in base a criteri quali l’età, il sesso, la situazione familiare oppure il servizio di appartenenza, il lavoro svolto, …

Viene poi la fase dell’analisi qualitativa, che permette d’identificare e di approfondire le cause qualitative dell’assenteismo. È qui che la presenza di un consulente assume tutta la sua importanza, essendo i dipendenti più inclini a confidarsi con una persona estranea alla struttura, poiché il timore della caccia alle streghe è sempre presente.

Ricercare le cause profonde dell’assenteismo vuol dire interrogarsi sui fattori strutturali, organizzativi e comportamentali, sia reali, sia percepiti come tali dai dipendenti, che possono esserne all’origine. È importante conoscere, attraverso sia colloqui individuali, sia l’organizzazione di gruppi di discussione, la percezione che hanno del fenomeno assenteismo tutti i dipendenti – dal quadro all’operaio, e per tutti i servizi aziendali – e di farli riflettere sulle sue cause. Queste informazioni devono, poi, essere definite e gerarchizzate in modo da far emergere le ragioni principali della malattia sociale (cfr. lo schema seguente). Oltre alle difficoltà pratiche (macchinari difettosi o poco ergonomici, open space rumorosi, …), le cause più frequentemente evocate sono la mancanza di riconoscimento da parte dei superiori e della dirigenza, la mancanza di autonomia e d’interesse per il lavoro, lo stress.

Agire per ridurre l’assenteismo

Una volta analizzato il problema, è possibile proporre soluzioni adatte per ridurre permanentemente l’assenteismo.

Spesso, il gruppo dirigente ha già attuato strategie di riduzione del fenomeno, essendo la soluzione più comune essenzialmente quella di moltiplicare i controlli medici, con i risultati poco confortanti descritti prima. Spingere sulla motivazione finanziaria ha anche il favore dei dipendenti. Così, un’azienda agroalimentare con circa 700 dipendenti, indicizza i premi di fine anno al tasso di assenteismo collettivo dei vari gruppi. Questa soluzione, destinata ad ottenere rapidamente dei risultati, non affronta tuttavia le radici profonde del problema. Ad ogni situazione particolare, infatti, deve corrispondere una risposta specifica.

A breve termine, oltre allo sviluppo di uno strumento che consenta di misurare e controllare l’assenteismo, è innanzitutto possibile attuare dei colloqui di “accoglienza”, dopo un lungo periodo di assenza o la ripetizione di assenze brevi, dando l’opportunità al dipendente di fare il punto con il suo dirigente sull’attività del servizio durante la sua assenza, ma anche su un eventuale malessere nascosto non ancora espresso.
Qualche segno incoraggiante può anche essere ottenuto agendo su cose semplici, causa di scontentezza o stress: riparazione della climatizzazione o del distributore di bevande calde, sostituzione delle poltrone difettose, aumento del numero di stampanti, ecc…

A medio termine, le leve d’azione sono più significative:
- crescita della professionalità del middle management attraverso una formazione specifica, per offrire ai dirigenti strumenti efficaci di gestione dei loro gruppi in differenti contesti. Infatti, troppo spesso le lacune manageriali dei responsabili provocano o contribuiscono all’assenteismo o alla demotivazione dei loro dipendenti. È il caso, ad esempio, di una grande azienda pubblica. Un confronto su differenti stabilimenti, a priori comparabili per piramide delle età, dimensione, insediamento geografico e volume di attività, ha rivelato tassi d’assenteismo molto diversi, consentendo così la definizione oggettiva del fattore manageriale come causa principale della variazione del tasso di assenteismo;
- miglioramento dei processi Risorse Umane: miglioramento dello svolgimento dei colloqui individuali di fine anno, sviluppo di procedure di ascolto del personale o ancora attuazione di un dispositivo di riallocazione interna;
- Adeguamento lavoro/competenze: spesso dimenticato, è un importante metodo di coinvolgimento. Infatti, un impiegato che deve svolgere un compito troppo facile o troppo difficile per le sue competenze non troverà la motivazione per il suo lavoro e sarà, di fatto, fin dall’inizio incline all’assenteismo;
- revisione dei processi per limare i picchi d’attività che generano assenteismo;
- evoluzione della piramide delle età;
Infine, tutti i cambiamenti attuati devono essere realizzati in un’ottica di misura dei dati e di comunicazione continua con il personale, sapendo che esiste, come per la disoccupazione, un tasso non riducibile di assenteismo, fenomeno che tende ad amplificarsi in un periodo di forte crescita ed a ridursi in modo naturale nei tempi di crisi.

Note:

[1] Pascal Gallois: “Assenteismo, comprendere ed agire”
[2] Fonte: inchiesta IFRAP 2006
[3] Fonte: Le journal du net, “Management, far fronte all’assenteismo, dati 2005”

 

 

 

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